ايميل الشركة يذهب إلى السبام؟ ضبط SPF وDKIM وDMARC وحل المشكلة

حين يشتكي عميل من أن ايميل الشركة يذهب إلى السبام، فهذه عادةً الأسباب التي نجدها:

• غياب سجل SPF، أو وجود أكثر من سجل واحد فيتجاهله المستقبِل.
• عدم تفعيل توقيع DKIM، فلا يستطيع المزود التأكد أن الرسالة لم تتغير في الطريق.
• سياسة DMARC غائبة أو مضبوطة بشكل لا يتوافق مع بقية السجلات.
• إرسال الرسائل من خدمة خارجية، مثل نظام فواتير أو نشرة بريدية، دون إضافتها إلى SPF.
• سمعة النطاق أو عنوان الخادم، أو محتوى الرسائل نفسه كالروابط المختصرة والمرفقات المشبوهة.

الأربعة الأولى يمكن فحصها وإصلاحها بدقة. الخامس يتأثر بعوامل تتغير مع الوقت، ونوضح لك موقفه في التقرير.

سجل SPF (سجل واحد فقط وتحديد الخوادم المرسلة)

SPF يعلن أي الخوادم مسموح لها بالإرسال باسم نطاقك. القاعدة أن يكون للنطاق سجل SPF واحد فقط، وإذا وجدنا سجلين ندمجهما. نضيف خوادم الاستضافة وأي خدمة ترسل باسمك، ونتجنب الإطالة التي تتجاوز حدود عدد الاستعلامات المسموحة.

توقيع DKIM وتفعيله

DKIM توقيع رقمي يُضاف إلى كل رسالة صادرة. نفعّله على لوحة الاستضافة، ونضيف مفتاحه العام في سجلات النطاق، ثم نتحقق من أن الرسائل تخرج موقّعة فعلًا لا أن الإعداد ظاهر فقط في اللوحة.

سياسة DMARC (مراقبة أولًا ثم تشديد تدريجي)

نبدأ بسياسة مراقبة لا ترفض شيئًا، لنرى من يرسل باسم نطاقك وهل تنجح رسائلك في الفحص. بعد التأكد من سلامة المصادر المشروعة ننتقل تدريجيًا إلى سياسة أشد. التشديد المتسرّع قد يعزل رسائل سليمة، ولهذا لا نبدأ به.

إعدادات Outlook والجوال

نضبط حساب البريد على Outlook وعلى الأندرويد والآيفون بإعدادات الاستقبال والإرسال الصحيحة والتشفير المناسب، حتى لا تظهر رسائل خطأ في المصادقة أو يتعذر الإرسال من الجوال.

بعد الضبط نرسل رسائل اختبار ونفحص رؤوسها لنرى نتيجة SPF وDKIM وDMARC فعليًا، ونجرب الاستقبال والرد من الجوال ومن Outlook. ثم تصلك ورقة مختصرة تذكر السجلات قبل التعديل وبعده، وما أُضيف أو حُذف، وما نوصي بمتابعته مستقبلًا.

نذكر لك في التقرير بصراحة ما لم يمكن حسمه، كأن تكون سمعة النطاق نفسها هي العائق، ونقترح عندها خطوات المتابعة المناسبة، مثل مراجعة مصادر الإرسال أو تعديل شكل الرسائل التي تُرسل بكثافة.

إن كنت تنتقل من مزود بريد إلى آخر، ننقل الصناديق مع الرسائل القديمة حتى لا تفقد مراسلات العمل. نحتاج بيانات الدخول القديمة والجديدة، ونحدد عدد الصناديق وحجمها قبل البدء. تبدأ هذه الخدمة الإضافية من 15 دولارًا.

نصحّح سجلات النطاق بعد النقل في الوقت المناسب، لأن سجلات قديمة تشير إلى المزود السابق قد توجّه الرسائل إلى المكان الخطأ بعد الانتقال.

إن أردت دليلًا ملموسًا، نرسل رسائل اختبار إلى عدة مزودين شائعين، ونوثّق أين وصلت الرسالة: في الوارد أم في السبام أم لم تصل. يفيدك هذا لتعرف هل المشكلة عامة أم عند مزود بعينه. تبدأ هذه الخدمة الإضافية من 10 دولارات.

• اسم النطاق ومزود البريد الحالي، ووصف دقيق للمشكلة: متى بدأت، ولأي مزود تظهر.
• وصول آمن لإدارة سجلات النطاق (DNS)، لأن السجلات تُضاف على مستوى النطاق.
• إن لم تكن لديك الصلاحية، نرشدك إلى من يملكها أو نجهز لك السجلات المطلوب إضافتها بالنص.

ننصحك بتغيير كلمات المرور التي شاركتها بعد انتهاء العمل، ونفضّل الحسابات المؤقتة كلما أمكن.

يبدأ الضبط وحل مشكلة وصول الرسائل من 15 دولارًا. يتأثر السعر بعدد الصناديق ونوع مزود البريد، وبوجود سجلات قديمة متعارضة تحتاج تنظيفًا قبل أي إضافة. نحدد الرقم مكتوبًا قبل أن نبدأ، ولا نغير في سجلاتك قبل موافقتك.

لا تشمل الخدمة شراء خدمة البريد أو النطاق، فنحن نضبط ما تملكه. وإن لم يكن لديك بريد بعد فلدينا خدمة منفصلة لإعداد ايميل الشركة على الدومين.

ولا نعد بوصول كل رسالة إلى الوارد عند كل المزودين، فلكل مزود سياساته وسمعة النطاق تتغير بمرور الوقت. الذي نلتزم به هو ضبط ما يمكن ضبطه بشكل صحيح وتوثيقه، وإخبارك بما يتجاوز حدود الإعدادات.